ノマド系?おひとりさま事務所弁護士の便利ツール、紹介します。

昨日今日と仕事に出て、GWは5連休止まりという方、GWってなんですか?という方、お疲れ様です。
テラバヤシは、28日夕方から9連休にしてしまい、実家でのんべんだらりと過ごしています。

事務員も置かないおひとりさま事務所で、よくまあそんなことがやってられますなあ、と言われそうですが、元々自分は事務所にあまりいないタイプの弁護士(というと格好いいですが、要はひとつところに腰を落ち着けて仕事をするのが苦手なタチということです)なので、事務所にいなくても仕事ができるよう、サービスやツールを導入しています。
それが、休暇対策にもなっているというわけです。

今回は、お留守番がいなくても気兼ねなく外出できる、休暇が取れる便利ものを中心に、仕事上のお役立ちアイテムやサービスをご紹介したいと思います。

1 電話代行
独立当初は、事務所の電話を携帯に転送する形にしていましたが、そうすると裁判所からかかってきた電話への対応が困難でした。代表番号表示の場合、どこの部からなんの用事でかかってきたかわかりませんので…
電話代行を導入してから、聞き取った用件をメールで送ってもらえるようになり、外出が楽になりました。
なお、電話代行を入れているのは平日の9時から6時限定です。平日のそれ以降の時間や土日祝日は対応なし。
依頼や相談に関しては、上記の時間帯以外は業務用の携帯電話をウェブサイトなどでご案内していますし、弁護士ドットコム経由だと、事務所宛にかかってきてもメールでお知らせがくるので、折り返しが可能です。ウェブサイトのお問い合わせメールフォームのご案内もしています。
特に困ることはありません。

2 FAX対策
FAX対策は2つしています。
まず1つは、事務所の番号宛に送られたFAXをメール受信できるようにしていること。もうひとつはインターネットFAXの導入です。
FAXのメール受信は、外出先からFAXを確認できるようにするためです。テラバヤシは、記録はクラウド管理しているので、例えば裁判資料などをFAX受信した場合には、スマホやタブレットから、そのままクラウドに保存することも可能です。記録管理が非常に楽になりました。
副次的に無駄にFAX受信のために紙を費やさなくて良いという嬉しい効果もあります。
インターネットFAXは、独立して間もない頃に体調を崩して数日間自宅から出られなくなったときに、どうしてもFAXが必要で導入したものです。ほぼ送信用です。
外出先から書面を送らねばならないこともままあり、非常に重宝しています。
月額費用は1500円(確か送受信枚数が決まっていますが、おひとりさま事務所で超過することはありません)。
インターネットFAXは、送信先の番号をメールアドレスとして管理するため、誤送信のリスクも非常に低くなるメリットがあります。

3 iOS版のMicrosoftOfficeの導入
外出先でも休暇中でも書面を書かねばならない時があります。
でも、PCはいくら軽くてもかさばる荷物。せっかくの休暇中に持って行くのははばかられます。
ちょっとした書面を書く、清書は休暇後で済むというときには、iOS版のMicrosoftOfficeのWordをiPadやiPhoneに入れておけば、PCなしでも必要な仕事はできます。
機能が制限されているので、WindowsPCなみとはいいませんが…
今回の休暇も実はPCなし、iPad、iPhoneだけで帰省しました。
書面もちょこちょこ書いていますが、とりあえず不自由は感じていません。
個人的には、メモアプリに文章を書いてWordにコピペという手法が楽だと思っています。

4 Bluetoothkeyboard
普段の仕事でも外出が長くなりそうな時は、必ずと言って良いほどBluetoothkeyboardを持ち歩いています。
これがあると、出先で長いメールを送ったり、ブログを書いたりすることが可能で、後に余計な仕事を持ち越さなくていいメリットもあります。
休暇中の書面作成もお手の物。タブレットにOfficeアプリを入れてBluetoothkeyboardを持参すれば、わざわざ重いPCを持ち歩く必要は全くなく、出先で仕事対応が可能です。
この投稿もBluetoothkeyboardを使用しています。

5 その他(さらに便利という程度)
@ターボスキャン
ターボスキャンは写真をPDFにできるアプリです。
例えば、裁判所で調書類を受け取ってすぐに依頼者にデータを送りたい、あるいはすぐに郵送したいという場合、ターボスキャンのカメラで撮影してPDF化した上、メール添付して送ったり、インターネットFAXで送ったりということが可能になります。
そのままクラウド保存して原本を依頼者に送ることもすぐにできるので、非常に便利です。
ただ、容量がかなり大きくなりがちなのが不満です。

@宅ふぁいる便アプリの導入
これ、実は一昨日導入したのですが…
裁判員裁判とかやっていると、弁護人間で結構な量の記録をやり取りすることがあります。
このご時世、USBとかSDカードなどの小さい媒体はなるべく使いたくない、かと言ってメール添付も厳しい量の記録があります。
一番安全なのはおそらくクラウドで記録を共有化することなのだと思いますが、抵抗があってできないという方も少なくありません。
そういう時に、宅ふぁいる便やデータ便でデータをウェブサイトにアップして記録をやり取りするという方法があります。しかし、宅ふぁいる便やデータ便は、ウェブサイト上にアップできる期間が決められています(セキュリティ上、長期間のアップはなるべく避けたい)。もらう側が取り損ねると、送る側に再アップする手間をかけることになります。
で、宅ふぁいる便、iPhone、iPad用のアプリを見つけたのです!!
WindowsPCを持ち歩いていなくても、このアプリがあれば、出先で展開した上でクラウド保存が可能です。
出先でも対応可能で便利この上ありません。

こういう風に見ると、本当に事務所なんか持たなくても弁護士も仕事ができる時代になったことがわかります。
弁護士の仮装オフィス問題なんかが最近取り上げられるようになっていますが、事務所開設費用を抑えたいソクドク系の人なんかは、これだけのことが可能になると、仮装オフィス(あるいはそれに限りなく近いレンタルオフィス)でやってみたいという誘惑にかられるだろうな、と思わずにいられません。

ですが、できることとやっていいことは違うものです。
弁護士法や職務基本規程上、明確に仮装オフィスが違反するということはどうやらなさそうな感じではあるのですが、仮装オフィスというのは、オフィスの実態があるように偽装することになるのではないかとも思えます。
どんなにちっちゃくてもいいから、やはり自分の城を構えること、つまり、弁護士が責任を持って起点たる場所を作っておくことが、倫理上求められるのかな、なんて思います。

便利なお仕事アイテムが数多あるこの時代、自由に仕事ができることと信頼を保持することのバランス感覚を持たないといけないようです。






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by terarinterarin | 2017-05-03 00:18 | Comments(0)

寺林智栄の弁護士としての日々や思いをつづります。


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