おひとり様事務所に必要な割り切り。

ご無沙汰しております。

フェイスブックの方では、お知らせしましたが、ちょうどお盆のころに熱中症で倒れて入院し、退院後もしばらく静養(都合2週間ほど静養)。
その後はたまった仕事の処理やら何やらで、すっかりブログから遠ざかってしまっておりました。

会う方会う方に体調を心配されますが、回復しておりますのでご心配なく(しかし、40代後半のこの体、別な慢性的な心配はつきまとっております。これは誰しも似たり寄ったりと思いますが…)。

熱中症で倒れる直前に、事務所の複合機が再びいかれてしまうという憂き目に会いました(幸い、FAXをPCのメアドに飛ばず機能は残っていたため、休養中に事務所に届いたFAXを確認できないという事態にはならずに済みました)。
また、休んでいる間は電話に出ることができず、大切な電話がかかってきたらどうしようと、多少回復して以降は、ドキドキしていました(事務所にかかってきた電話は携帯に転送してもらっていましたが、とりあえず寝てなきゃいけないし、そもそも病院で電話かけられるところも限られていたので…回復傾向になってからは、こそこそと電話かけられるエリアでかけたりしていましたが)。

複合機については所詮一人事務所、卓上の小さなもので足りるだろうとタカをくくっていたのですが、やはり仕事させすぎの過労のためにいかれていたようで、入院前によくある大きい複合機のリースを決めたところでした(退院後に搬入ということになりました。静養中、唯一事務所に出たのは、この搬入の時でした)。
入れたのはcanonの複合機なのですが、いやはや快適です。

というのは、保守点検のサービスが非常にしっかりしているのと、インターネットでトナーの交換時期なども把握してくれているので、なくなりそうだとなったら、勝手に送ってきてくれることになっているのです(全てリース代及びカウンター料金に込み)。
今まで通り、FAXやスキャンをPCメールやPC上のフォルダーに転送する機能もあり…
月々1万数千円(いろいろ考えて3年リースにしたための値段ですが)余計に費用がかさむことになりましたが、「毎月痛い出費になってしまった」という感覚はありません。

以前もお話ししたと思いますが、おひとり様事務所は事務員がいない分を、弁護士自身や外注、マシン?その他創意工夫により補わなければなりません。
確定申告については、細かい作業にめっぽう弱いこのワタシ、税理士さんにお願いすることにして、2月3月に業務が滞る事態から解放されることに成功しました。
複合機は、案外重要な仕事道具であり、かつ故障と隣り合わせでもある。
独立前の私は、そこに思い至ることができず、「リース=やっかい」なので避けたい、一人だからそれほど厳しく使いまわしもしまい、などと侮ってしまい、ヨドバシカメラで、「小さなクリニックで使用するくらいのサイズ」とおすすめされた卓上の複合機を購入して、見事、保証期間内に2回の故障を引き起こしてしまったのでした。

ここで声を大にして、ワタシは言いたい。
これから独立する若手の皆さん。
事務員を雇うお金がなくても、複合機はリースにしましょう。
そして、リース料の安さにはつられないようにしましょう。
リース料やカウンター料金の中に何が含まれているか。
保守体制はどうなっているか。
そこらへんをきちんと見極めたうえで、「いいもの」をリースするようにしましょう。

一方、電話の方ですが。
今回、入院騒ぎを起こして、さすがに電話代行をそろそろ利用しないとまずいか、と考えるようになりました。
複数の業者に見積もりをとったり、サービス内容を詳しく聞いたりしました。
その結果、電話代行の利用は見送ることにしました。

問い合わせをする方の立場からすると、いつも決まった人が対応してくれるのが望ましい。
専属(とはいえ数名をローテする形ですが)にすると、これが目ん玉飛び出るほど高いんだな。これなら、電話番を雇った方がまし。
で、専属をあきらめると、値段は安くなるのですが、「その時手が空いているオペレータ」がとるため、手が空いているオペレータがいない場合には、結局電話をとってもらえないことになる。

さらに、個別の応答マニュアルなんかを用意すると、それでガッツリまたお金をとられることになるという。
払うお金に見合うサービスを提供してくれるところがない、とテラバヤシは感じました。

電話に関しては、今まで通り、不在着信を確認したら、なるべく早めに折り返す、不在時のアナウンスをその時の状況に応じて柔軟に変えて、出られそうなときにかけてもらうようにするなどなど工夫することにより、自分で応対するのが今のところはまだいいかもしれない、と思っています。

あと1か月少々で、ともえ法律事務所も開業1年となります。
思えば、体調不良と戦いながら?の1年で、とはいえ、ありがたいことにそれなりに?ご依頼もいただいている現状だったりします。
始めたころは、事務所の切り盛りの仕方については、「走りながら変える、考える」しかないんだろうなと思っていたのですが、まさにその通りだなというのが、今のところの感想です。

「お金をかけるところはかける」という割り切りと、「粗相があってはいけない」なんて気張ってなんでも完璧にしようとせずに、多少の取りこぼしは仕方ないだろという割り切り。
このふたつが必要なことは、間違いないかな、と思います。

そういえば、「おひとり様事務所」に代わる名前を考えてくださった皆さん、ありがとうございました。お返事できなくて、申し訳ありません。
色々考えてもらいましたが、当面「おひとり様事務所」で行くことにします、あしからず…



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Commented by 大変でしたね at 2015-09-12 12:50 x
電気製品。安い機械に電圧かけっぱなしは壊れやすいですね。常時必要な部分とそうでない部分を分け、使うときだけコンセントいれると長持ちしますが、高価な機種のリースはよい考えかもしれません。

電話代行はちょうどよいのがないんですね。少し興味ありましたが残念です。参考になります。
案外、将来は高い専門性と課題意識をもってらっしゃる先生が代行企業を組織されるとよかったりするかもしれませんね。

上手な割り切り方と、エラーに対する有効なフォロー方法みたいなことも、実際に課題意識をもって取り組んでいる方でないとわからないこともあると思うので、先生の体験とお話は貴重だと思います。体調には気をつけられてください。

ところで最近、即席防音ブースで憲法条文の歌を30分くらい歌ってると気持よくなってくる自分がいます。
気持ちよくなってきて疲れがとれるだけでなく、暗室で歌っていると無為に全条文を暗唱してしまうという、
わけのわからない効果!( ̄▽ ̄;)
よいリフレッシュ方法と、よい経理兼電話当番様が見つかることを祈ってます。
Commented by terarinterarin at 2015-09-17 18:07
コメントありがとうございます。
返信が遅れて申し訳ありません。

先日、相談にいらしたとある方から、電話代行って書ける方からすると寂しいもんです、機械的な対応しかしてくれませんからね、と言われました。
相談や依頼のために電話する方の立場からすると、「すぐに電話を取ってもらえる」以上に大切な対応というのがあるのかもしれませんね。

Commented by コストカット好きの弁護士 at 2015-10-08 19:20 x
こんにちは。経費は、現時点にフォーカスするのではなく、将来にわたる時間軸で考えるのがよいでしょう。

5万円くらいのキヤノンプリンター(レーザー)+2万弱のブラザー複合機(インク)+ひかり電話のファックスお知らせメールサービス

これら3点セットがお勧め。リース契約には負債という面が存在するので、非推奨。リース期間終了時には引き取ってもらい、買取はせず、高額な処分費用を避ける。

携帯への転送もカットできそう。
私は、裁判所及び信用できる依頼人、相手方代理人には、私の携帯番号をお教えしています。
「わー、弁護士さんが携帯を教えてくれた!信頼してもらっている!」
と喜ばれますので、その後の信頼関係形成や事件の進行がスムーズになる、というおまけつきです。
それ以外は、事務所に戻ってから留守電を確認してかけなおしています。一見の電話はかけなおさないことも多いです。

国際電話ならばひかり電話がお勧めです。アメリカ宛に至っては、国内よりも通話料が安いです。

広告費は全く使っていません。以前、NTTに広告を載せたのですが、おかしな電話ばっかりで、仕事に結びつくどころか逆に業務に支障が出たためです。

事務員は3年間ほど最大4名でしたが、これを2年かけて2名→1名→0としました。OA化、スケジュール管理ソフトなどにより、事務員は不要になりました。

長期的な人生設計を柔軟に考えつつ、コストをカットし、貯蓄をなさってくださいね。では。
by terarinterarin | 2015-09-05 22:07 | Comments(3)

寺林智栄の弁護士としての日々や思いをつづります。ウェブサイト https://attorneyterabayashi.simdif.com  「弁護士テラバヤシ」でツイッターもやっています。


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